メールを送ってもなかなか返信が来なくて困っている人に改善策を提案

仕事ではまだまだ現役のメールですが、あまりのメールの多さに重要なメールを見落としそうになることがあります。

そのようなことは、自分が送った相手にもあるわけで、そのような人に無視されずに対応してもらうメールの書き方のコツが紹介されていたので紹介します。

1. 返信をもらいたい相手をCCに入れて送信している

CCでメールを受け取った場合、単に情報共有のためにメールを受け取ったと見なす人が多いのです。全員から返信が必要な場合はCC機能を使うのは避けましょう。

2. タイトルがつまらない

読み手に、至急返事が必要だと理解させるようなうまい件名を考える必要があります。

まず、その個人を宛先に入れます。すると相手は自分の責任を認識します。次に、件名は緊急性を感じさせ、なおかつ好奇心そそるものにします。

3. 要件をすぐに切り出していない

必要なことを初めの1、2文目で丁寧に伝えるということです。詳細についてはあとで述べれば良いですが、あなたが必要としていることのポイントは初めに提示しする必要があります。

4. メッセージがつまらない

あなたからのメールを皆が楽しみに待つように工夫してみましょう。ユーモアを駆使し相手に個人的に語りかけるようにして、堅苦しい表現の使用は避けましょう。

5. 期限を設けていない

何かを必要としている場合、それがいつまでに必要なのか、はっきりと送信相手に伝えましょう。「この質問への回答は本日午後4時までにどうかお願いします」と言えば曖昧さが入る余地はなくなります。

6. 代替案を提示していない

その可能性も考慮して以下のようにそのメールには追加の内容を加えておくと良いでしょう。

「この質問への回答は本日午後4時までにどうかお願いします。もし不可能であれば正午までにその旨お知らせいただければ別途調整いたします」

7. メールの重要度が高くない

あるメールソフトを使用すると、それが一目でわかるようにしてメールを作成することが可能です。Microsoft OutlookとApple Mailはメールの重要度の設定が可能です。これは、本当に緊急の場合のみ使用します。やりすぎるとこの方法は効果がなくなります。

8. 威嚇していない

聞こえは悪いですが、実際はそうでもありません。送信相手に対し、もし期限までに返信がなければそれなりの結果が伴うことを伝えましょう。

その上で依頼を無視することを選ぶのであれば、彼らの意見抜きで物事が進んでいくことを、彼らは明確に理解しているということになります。意見を聞いてほしいのであれば、すぐに返事をする必要があるということです。

9. 相手が返事をしやすい内容にする

単に「はい」か「いいえ」で返事が済むのなら、そのように相手に伝えましょう。会議を設定するのであれば、とりあえず都合の良い時間を3つ4つ提示しましょう。

10. メールを送信するタイミングが悪い

上司が木曜日の午後はいつも仕事に追われていることを知っているのなら、火曜日のうち送ることが可能なメールは木曜の朝まで待たずに送ってしまいましょう。同僚が、毎朝山のようなメールを抱えているのを知っているなら、彼らの受信箱が空になった頃を見計らってメールを送りましょう。

11. メールを送りすぎている

メールの送信は、重要なメールに限定することを習慣にしましょう。そうすれば受信箱のあなたのメールを気に留めてくれる可能性が高くなるでしょう。

12. 感謝をしていない

人に頼みごとをして感謝を示さなければ、すぐに周りの人間は快くあなたに協力しなくなります。それはメールのやり取りでは、単純にあなたを無視するという形で表れます。ですから、すぐに返事をくれる相手にはお礼をしてください。わざわざ返事をくれた人や力になってくれた人には必ず感謝の意を示しましょう。