メールの件名ってどうしてますか?

LINEなどの普及で、利用頻度が下がったといわれるメールですが、ビジネスの現場ではまだまだ主力選手としてがんばっています。そんなメールですが、「件名」がわかりやすく仕事がスムーズに流れる場合と、いらいらしながら本文を確認している場合がありませんか?

そんな違いを紹介している記事を見つけましたので紹介します。

 

真っ先にお客さんの目に入るのは、メールの件名です。他のたくさんのメールと共にメールボックスに入るので、そこで目に止まってクリックしてもらえなければ連絡が取れません。

まず、何について書かれているかが端的にわかる件名でなければなりません。「これは重要な、読むべきメールだ」と気付いてもらうことが肝心なのです。

例えばご注文いただいた商品が欠品してしまったことを連絡したい場合、

川村手芸店です

先日のご注文の件

このような件名では、内容が伝わらず埋もれてしまうかもしれません。

【重要】ご注文商品欠品のお詫び

このように、内容に触れたタイトルで重要度を示すことで注意を促し、開いてもらえるようになります。

返信を仰ぐ場合は【要ご返信】といった文言を足すと、瞬時に「返信する必要があるメールだ」と伝えることができます。

メルマガと違って注文や配送などに関わる連絡メールの場合は、緊急性や重要性が高いものが多いはずです。件名がわかりにくいと、開封されないまま連絡が取れず、後から発覚してクレームの元に……なんてことにもなりかねません。

また、メールに気付かれず反応がないと、電話連絡で追いかけなければならなくなり、思わぬ手間になってしまうことも多いです。

「内容は気をつけるけれど、件名は適当」では本末転倒です。まず件名から決めるようにしましょう。

これはネットショップでの対応について「件名」の大事さについて紹介したものですが、一般的な仕事の進行やプロジェクトの進行でも同様の考え方が必要だと思っています。自分が重要だと思っているメールを見落としされていたり、確認すべきメールを見落としていたり。そんなことで、ビジネスのタイミングを逃しているケースも多々あるのではと思います。

やはり「件名」は、わかりやすくかつ内容が具体的にわかるものが必要だと考えます。そして、メールマガジンなどを間違われないように過度な装飾は避けるというのがコツだと思います。

具体的には「重要度」+「用件」+「案件名」+「期限」が記載されていればベターだと思います。

みなさんもやってみてはいかがでしょうか。

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